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Situation délicate: 20 règles pour des réunions plus productives

28/08/2013 10:30 EDT | Actualisé 28/10/2013 05:12 EDT

La rentrée pour les enfants signifie le retour au travail avec des équipes complètes pour nous, les adultes. Tous les membres de l'équipe de travail sont de retour de vacances.

Pour plusieurs professionnels cela signifie aussi le retour aux réunions pénibles et non productives.

Et vous, comment qualifieriez-vous vos réunions d'équipe : perte de temps ou collaboration inspirante?

Le succès d'une réunion dépend du président de la réunion et de vous. Oui, même en tant que participant, vous partagez la responsabilité d'avoir des rencontres significatives.

Afin de vous assurer d'avoir des réunions productives, dès la rentrée, voici un rappel des lignes directrices pour le président et les participants ainsi que quelques solutions pour les situations délicates :

Président

1. Si vous n'avez pas un objectif précis pour la réunion, ou que vous n'avez pas de compte-rendu à faire pour les prochaines étapes, ne tenez pas de réunion. Juste parce que vous tenez une réunion tous les mercredis matin, cela ne signifie pas que vous devez en tenir une. Permettez-moi de vous assurer, tout le monde va rouler des yeux quand vous commencerez la réunion en disant : « Quelqu'un a-t-il quelque chose de nouveau à partager ? » ou « Y a-t-il quelque chose que vous aimeriez discuter aujourd'hui ? »

2. Invitez seulement ceux qui ont besoin d'être là et assurez-vous que les décideurs soient présents.

3. Utilisez les objectifs de votre réunion ainsi que les résultats attendus pour planifier votre ordre du jour.

4. Utilisez toujours le même modèle d'ordre du jour pour toutes vos réunions. Ce gabarit facilitera le référencement.

5. Soyez réaliste quant à votre ordre du jour et la durée de votre rencontre. Prévoyez suffisamment de temps pour les discussions, les questions ainsi que les réponses. Assignez aussi des délais précis pour les remue-méninges d'idées.

Situation délicate : Les participants dévient de l'ordre du jour.

Solution(s) : 'Stationnez' les thèmes qui ne sont pas à l'ordre du jour. Demandez aux participants d'écrire ces sujets à l'avant, à la vue de tous : sur une note autocollante ou sur le tableau avec un marqueur. Revoyez ces idées à la fin de la réunion en leur assignant une tâche, un échéancier ou en les incluant dans l'ordre du jour de la prochaine réunion.

6. Annoncez vos attentes envers les gadgets techno avant la réunion dans votre envoi de l'ordre du jour et au début de la réunion. Assurez-vous de revoir les lignes directrices pour les médias sociaux tel Twitter, ainsi que les téléphone intelligents et les ordinateurs portables.

7. Ajoutez de la nouveauté et des éléments surprises à vos réunions en changeant les emplacements et les gâteries.

8. Commencez votre réunion à l'heure.

Situation délicate : Votre équipe aime socialiser avant une réunion.

Solution(s) : Ajoutez ce moment dans l'ordre du jour : 8 h 50 à 9 h 00 - Muffins et retrouvailles

Situation délicate : Votre équipe a du mal à démarrer à l'heure.

Solution(s) : Attribuez une heure hors du commun pour le début de la réunion. Les participants curieux seront là à temps pour vérifier cette heure de départ inhabituelle. - 9 h 03 - Début de la réunion avec le point n° 1 de l'ordre du jour.

Si vous attendez les retardataires pour commencer la réunion, vos participants vont penser qu'il est acceptable pour eux d'être en retard la prochaine fois que vous présiderez une réunion. Une fois que vous commencez, n'arrêtez, et ne recommencez surtout pas pour eux.

Situation délicate : Vous avez toujours quelques retardataires.

Solution(s) : Jouez à "Passe la tablette". Le président passe cérémonieusement une tablette numérique ou de papier avec un stylo, à la dernière personne qui passe la porte. Toute autre personne qui vient après, se voit remettre la cérémoniale tablette pour la prise de notes. Comme bonus pour vous, vous n'aurez pas à répondre à la fameuse question : « Qu'est-ce que j'ai manqué ? » Le nouveau preneur de notes peut se rattraper sur le statut de la réunion, en lisant les notes sur la tablette.

9. Animez la réunion en impliquant les participants. Faites appel aux experts présents dans la salle en sollicitant de la rétroaction.

Situation délicate : Les participants s'interrompent entre eux.

Solution(s) : Pendant les remue-méninges, utilisez un sablier ou un bâton de la parole; seule la personne qui détient l'objet peut parler.

10. Planifiez de terminer votre rencontre dix minutes avant l'heure anticipée. Tout le monde sera ravi avec le temps supplémentaire pour se rafraîchir, faire un appel ou se rattraper dans ses courriels. Au plus tard, mettez fin à votre réunion à l'heure prévue.

Situation délicate : Vos réunions s'étendent régulièrement au-delà du temps assigné.

Solution(s) : Utilisez un cadran avec un compte à rebours. Placez-le bien en vue, face aux participants. Regardez-le en passant d'un point à l'autre de l'ordre du jour.

Participant

1. Lorsque vous recevez une invitation à une réunion, confirmez votre présence ou informez votre absence, le plus tôt possible. R.S.V.P. n'est pas une option. Si vous ne pouvez pas y assister, expliquez la raison. Un appel téléphonique est généralement préférable.

2. Apportez tous les documents nécessaires : mises à jour des statuts, des suggestions ainsi que des recommandations. Imprimez l'ordre du jour et ajoutez-y où vous souhaitez contribuer.

3. Apportez le nécessaire pour prendre des notes. Je sais que cela semble élémentaire, mais croyez-moi, ce n'est pas évident pour tous. Trop souvent, j'ai eu à déchirer quelques pages de mon cahier et à fouiller dans mon sac pour trouver un stylo supplémentaire pour quelqu'un.

4. Si vous arrivez en retard, entrez discrètement. Ne fouillez pas dans vos papiers et ne déplacez pas votre chaise. Installez-vous rapidement, écoutez et regardez votre ordre du jour pour vous orienter. Un rapide "Excusez-moi" va faire pour l'instant. Après la réunion, vous pourrez présenter des excuses, en privé, au président de la réunion et expliquer davantage.

5. Participez en fonction de l'ordre du jour et vos notes. Si vous n'avez rien à dire, ne perdez pas de temps à reformuler ce que les autres ont dit. Reconnaissez ce que disent les autres avec des expressions faciales positives et des commentaires favorables.

6. Maintenez un langage corporel professionnel. Ne pas étalez pas sur la table de réunion et n'enlevez pas vos chaussures. Oui, j'ai été témoin de ce spectacle et cette odeur aussi. Pas très agréable...et définitivement néfaste pour notre perception des contrevenants.

7. Méfiez-vous de vos tics nerveux comme le clic de votre stylo ou le va-et-vient de votre 'p'tite patte'. Relaxant pour vous mais rapidement agaçant pour les autres.

8. Surveillez vos 'bonnes manières'; respectez les consignes techno et soyez respectueux des idées des autres. Si les gadgets techno sont autorisés, ne je jetez pas un 'p'tit coup d'oeil rapide' sur votre boîte de réception et n'envoyez pas de texto. Tout le monde s'en aperçoit. N'interrompez pas et s'il vous plaît n'ayez pas de conversations à part. Évitez le roulement des yeux, les soupirs et ne pointez pas du doigt. Jouez gentiment et soyez juste.

9. Si vous attendez un appel ou avez à quitter plus tôt, informez le président à l'avance. Lorsque l'appel entre, quittez la salle pour le prendre. Au moment de quitter tôt, rassemblez toutes vos choses rapidement et partez discrètement.

10. Faites le suivi de toutes les tâches qui vous ont été assignées et faites ce que vous avez dit que vous feriez, à temps. Cela démontre l'intégrité.

Avoir des réunions efficaces est beaucoup plus que d'envoyer une invitation pour se rassembler autour d'un bon café et de beaux beignes pour parler de notre prochain plan. Des réunions productives exigent de la préparation, de la planification, de la participation positive, des actions post-réunion et un post-mortem pour analyser la pertinence de la réunion.

En résumé, une réunion réussie est une bonne utilisation des ressources et du temps.

Bonne rentrée et surtout bonne réunion!

Vous vivez une situation délicate? Écrivez-moi, je vous répondrai promptement. Vous aimeriez d'autres solutions? Aimez ma page Facebook, visitez mon site web, ou suivez-moi sur Twitter. Vous préparez une conférence? Il me fera plaisir d'éclairer votre groupe sur l'étiquette professionnelle ou sociale. À votre service.

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