Le temps qu’il nous faudrait pour visionner la première saison de Orange Is The New Black en rafale est équivalent à celui que nous passons chaque semaine à gérer nos emails.

Cela signifie que la personne moyenne consacre 13 heures – donc 28 % de sa semaine de travail – à lire, supprimer, trier et envoyer des emails, selon un rapport de la McKinsey Global Institute.

"Dans les années 90, les gens avaient hâte d’ouvrir leurs emails," rappelle Dmitri Leonov, l'entrepreneur qui a créé SaneBox, un outil de gestion de messages conçu pour vous empêcher de tomber dans le trou noir qu’est la boîte mail. Nous ne vivons plus dans l’ère joyeuse "Vous avez un nouveau message" et notre relation avec les courriels est devenue épuisante.

Pourquoi? Premièrement, nous nous attendons à ce que les gens répondent à nos mails dans un délai de quelques heures seulement, et ils attendent la même chose de nous; tout cela en complétant des tâches non reliées aux emails (qu’on qualifierait plutôt d’importantes) que nous demande notre emploi.

Pour vaincre ce mangeur de temps, donner un élan à votre productivité et pouvoir consacrer plus de temps à votre série préférée Netflix, suivez ces trois "commandements" qui, dit Leonov, amélioreront votre santé mentale vis à vis les courriels.

1. Appréhendez vos courriels comme un jeu de Tetris

Les courriels sont l’équivalent d’un jeu interminable de Tetris – un que vous ne pourrez jamais véritablement gagner. Aussitôt cela accepté, vous serez mieux équipé pour gérer votre boîte courriels. "Vous ne gagnerez jamais, parce qu’aussitôt votre boîte courriels vidée à 0 et que vous irez vous coucher, vous vous réveillerez le lendemain matin avec cent courriels de plus," dit Leonov. "Vous ne devriez pas vous en faire si vous avez des milliers de courriels, vous n’êtes pas seul."

2. Vous ne ferez pas de vos courriels votre priorité numéro un

Une fois que vous réaliserez que les courriels sont un jeu de Tetris, ce deuxième commandement devrait suivre assez naturellement. "Traitez les courriels comme une priorité, mais pas votre priorité numéro un," propose Leonov. Un message est simplement une tâche sur la liste de quelqu’un d’autre qui vous a été assignée. Cette tâche devrait donc être notée sur votre liste, mais pas à la tête de celle-ci. Le virtuose de la boîte courriels suggère de balayer vos courriels le matin pour déceler ceux qui sont importants, et puis, les fermer complètement pour ne pas qu’ils deviennent une distraction. Puis, dédiez des blocs de temps pour les trier, les supprimer et y répondre. Et essayez de restreindre vos priorités liées aux courriels à ces heures désignées : faire plusieurs choses à la fois pourrait vous faire plus de mal que de bien.

3. Les courriels ne sont pas tous égaux

Bien que la note de votre patron ait plus de poids que la newsletter vous annonçant l’épice du jour (on l’espère), votre cerveau les considère subconsciemment comme étant d’importance égale. Cela peut freiner votre productivité et devenir carrément stressant. Pour remédier à la situation, supprimez en vrac, classez et étiquetez les courriels selon l’expéditeur et le sujet (Gmail offre un paramètre, vous permettant, par exemple, de voir si vous êtes le seul destinataire d’un courriel ou si vous avez été mis en CC dans un groupe). Mettez du temps de côté pour trier le superflu – regroupez-les ensemble et cliquez "supprimer", recommande Leonov.

Un petit conseil pour ceux qui se sentiraient coupables d’encombrer les boîtes courriel des autres: sachez qu’il est plus long de traiter un courriel que d’en écrire un. Essayez de mettre les phrases clé et les données importantes en gras, ce qui aidera à clarifier la tâche du destinataire. Et lorsque possible, gardez le message court. Leonov suggère de prendre l’approche Twitter pour l’écriture de courriels : "Si vous pouvez faire entrer un message dans la ligne objet, c’est très utile."

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  • Deux types de personnalités

    Au royaume du courriel, il existe deux personnalités bien distinctes: ceux qui entassent et ceux qui classent. Ceux qui entassent gardent TOUS les courriels qu'ils reçoivent, tandis que ceux qui classent les rangent méthodiquement dans des fichiers. <strong>Truc:</strong> avant de commencer à nettoyer votre boîte de courriels, essayez de savoir à quel groupe vous vous identifiez le mieux.

  • Éteignez les notifications de courriels

    À moins que votre travail ne requiert que vous répondiez dans la minute, regarder votre courriel trop souvent peut nuire à votre productivité. Cela peut prendre, en moyenne, 64 secondes pour se remettre complètement d'avoir été interrompu par la lecture d'un courriel, selon une étude de l'université de Loughborough. <strong>Truc:</strong> trouvez, dans vos paramètres ou outils, le menu pour éteindre les notifications de courriels. Et sauvegardez.

  • Désabonnez-vous des pourriels

    Pensez-y bien: cela prend seulement quelques secondes pour effacer un pourriel, mais en effacer un CHAQUE jour peut revenir à 30mn à la fin de l'année! <strong>Truc:</strong> passez en revue les courriels dans votre boîte, et cliquez sur le lien pour vous désabonner sur ceux que vous ne lisez pas régulièrement.

  • Recherchez vos courriels

    Quand vous ne cherchez pas un message, vous ne pouvez le manquer dans votre boîte de courriels... mais, quand vous en cherchez un en particulier, vous ne le trouvez plus. Cela vous rappelle quelque chose? Maîtriser «l'art» de la recherche peut vous aider à retrouver vos courriels perdus. <strong>Truc: </strong>pour rechercher un courriel, entrez dans le champ de recherche le nom de la personne qui vous l'aurait envoyé. Cherchez également par date, et par mots-clés qui pourraient revenir dans le courriel.

  • Nettoyez votre boîte à courriels

    Chaque système de courriels et chaque logiciel a ses propres techniques de rangement et de nettoyage. <strong>Truc:</strong> n'hésitez pas à prendre le temps pour vous éduquer sur la question.

  • Différez vos messages

    Différer vos courriels vous permet d'enlever les messages non urgents de votre boîte de courriel et de recevoir un rappel un peu plus tard. <strong>Truc:</strong> vous pouvez différer un courriel en utilisant un fichier, le calendrier, ou un service de favoris comme <a href="http://content.reviveyourinbox.com/06-email-reminders-deferring-a-message-for-later.html" target="_hplink">Boomerang</a> de gmail.

  • Sachez quel courriel effacer

    En moyenne, on efface 71 messages par jour. Effacer un courriel prend environ 3,2 secondes. <strong>Truc:</strong> essayez d'aller dans votre boîte de courriels tous les jours, au moins pour effacer les messages dont vous n'avez pas besoin. Vous éviterez de vous faire envahir et de vous sentir perdus.

  • Écrivez des courriels de cinq phrases

    La plupart des courriels prennent 73 secondes à écrire. <strong>Truc:</strong> pour maximiser vos réponses (et le temps de la personne à qui vous écrivez), n'écrivez pas plus de cinq phrases dans votre message.

  • Prioritisez vos courriels

    On ne recevrait que douze courriels par jour qui demanderaient un réel effort de lecture. Mais ces courriels-là comptabiliseraient 90mn de notre temps de travail. <strong>Truc:</strong> Si un courriel vous demande un effort de plus de 5mn de lecture, ne le lisez pas toute de suite et déplacez-le dans un fichier «à faire/à lire».

  • Utilisez un modèle pour automatiser vos courriels

    Avoir un modèle de courriel-type (comme des réponses toutes prêtes) peut vous économiser 60 secondes par message. <strong>Truc:</strong> Outlook, Gmail, Yahoo, Apple Mail et Thunderbird ont tous leurs propres modèles de courriels.

  • Programmez des courriels pour être envoyés plus tard

    Le meilleur moment pour envoyer vos courriels est avant les heures de travail, et pendant l'heure du repas. <strong>Truc:</strong> un courriel envoyé à 6h du matin a trois fois plus de chance d'être lu qu'un autre envoyé à 16h.

  • Utilisez les fichiers et les étiquettes

    Les fichiers et les étiquettes peuvent être très utiles, et surtout d'une grande aide pour la recherche de courriels. <strong>Truc:</strong> utilisez-les avec parcimonie: en avoir trop peut visuellement sembler envahissant.

  • Uitlisez des raccourcis clavier

    Utiliser des raccourcis clavier, c'est comme utiliser de la colle: un petit peu fait beaucoup, trop peut être envahissant. Utilisez ceux avec lesquels vous vous sentez confortable. <strong>Truc:</strong> le nombre optimal de raccourcis clavier à mémoriser serait de sept.

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