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30/03/2015 11:36 EDT | Actualisé 30/05/2015 05:12 EDT

Trop de courriels au bureau: 7 astuces à adopter (et 2 pièges à éviter)

Une méthode pour se libérer du piège social de la messagerie électronique.

Au début des années 90, de nombreux experts ont prédit que la messagerie électronique augmenterait le bienêtre des employés en les faisant communiquer plus facilement et plus rapidement que jamais. En effet, finie l'époque des problèmes de fax, des bourrages papier et de la lenteur des courriers classiques.

Aujourd'hui, cependant, les avantages passés du courriel se sont transformés en un piège social. Comme le décrit John Platt en 1973, les pièges sociaux sont des situations où des hommes, des organisations ou des sociétés entières ont choisi une certaine direction ou un ensemble de relations qui s'avèrent plus tard être néfastes sans retour possible ni moyen d'éviter le désagrément.

Du gain à la perte de temps

En 2015, près de 100 milliards de courriels d'affaires sont envoyés tous les jours! Pour mettre en place une réunion, il suffisait simplement d'aller voir un collègue à son bureau. Mais aujourd'hui, il faut généralement plusieurs échanges afin que les intéressés se décident seulement sur une heure et un lieu. La saturation de la boîte de réception est également exacerbée par les (souvent inutiles) mises en copie des autres membres du personnel.

Source : ESSEC Knowledge, le portail en ligne de l'ESSEC dédié à la recherche, à l'expertise et au leadership académique de son corps professoral

Selon un récent rapport de McKinsey, les employés passent environ 13 heures par semaine sur leur messagerie électronique. Certains se sentent tellement submergés par le volume de messages qu'ils prennent sur leur temps personnel avant de se coucher, le week-end et à la fin des vacances juste pour garder la tête hors de l'eau.

Il est clair que l'objectif initial de la messagerie électronique - accroître l'efficacité et gagner du temps - a été perdu de vue.

Un facteur contribuant au stress

Non seulement beaucoup attendent des réponses rapides aux courriels qu'ils envoient, mais ils se mettent également une pression supplémentaire à répondre le plus vite possible. Certains employés passent presque tout leur temps à répondre aux messages. Pour les gestionnaires des multinationales, les entrepreneurs et les associés de différents fuseaux horaires, cela peut signifier envoyer et recevoir des messages au milieu de la nuit et les week-ends.

La messagerie électronique a créé un environnement de travail dans lequel les employés sont débordés et sous la pression constante de répondre quasi-instantanément aux demandes.

Comment sauver votre productivité de l'inondation de courriels

A éviter :

  • Interdire les échanges de courriels en soirée et le week-end : cela peut encourager les gestionnaires à travailler hors ligne le week-end, et appuyez sur le bouton «envoyer» le lundi matin, laissant ainsi leurs employés inondés à 9 heures le lundi matin;
  • Utiliser ou encourager le filtrage: être réactif avec une liste réduite et en ignorer les «masses» peut conduire à beaucoup de frustration et à une baisse de productivité pour ceux qui sont semi-ignorés par leurs patrons ou leurs pairs.

A privilégier:

  • Favoriser les échanges traditionnels : une conversation téléphonique, une rencontre fortuite à la machine à café, ou une discussion impromptue en face-à -face peut parfois être le moyen le plus efficace d'avancer sur un projet;
  • Prévoir des périodes «hors ligne» : Cela limitera les distractions et réduira la tentation de répondre "trop vite" à chaque courriel;
  • Réserver une plage horaire précise pour répondre aux courriels: cela entraînera des réponses plus réfléchie;
  • Rendez vos courriels brefs et directs dans la mesure du possible : Et réfléchir à deux fois si un message est nécessaire à tous;
  • Arrêter de mettre tout le monde en copie : demandez-vous si untel untel a vraiment besoin de lire cela, ou si vous lui faites juste perdre son temps
  • Réglez votre filtre de spam : libérez votre boite de réception des publicités encombrantes
  • Rendez votre message d'absence plus direct : Epargnez-vous les maux de tête en laissant les gens savoir que tous les courriels reçus pendant votre absence seront supprimés, et que s'ils veulent parler avec vous, ils doivent reprendre contact à votre retour.

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