Situation délicate :
Mon collègue est régulièrement en retard.
Lors de nos réunions hebdomadaires, une dizaine de minutes après le début, il entre. D'un pas léger, café à la main, sans se soucier de l'agenda. Il dépose ses effets personnels et dit habituellement quelque chose comme: "Qu'est-ce que j'ai manqué ?".
Lorsque nous collaborons sur des rapports, il tarde à remettre sa partie, qui doit être achevée avant la mienne. Je dois ensuite m'empresser pour respecter le délai promis à notre client. Il arrive même que j'aie à faire du temps supplémentaire, pour ne pas décaler.
C'est plus qu'un désagrément. C'est perturbant et improductif. Et franchement, je crois que c'est très irrespectueux de mon temps et même de moi.
Que puis-je faire?
Solution(s) :
Les sociétés qui ont le bénéfice d'employés ponctuels, appliquent généralement la politique de : Un, deux, trois retards et vous êtes congédié. Cette stricte procédure est facile à suivre mais, elle nécessite de documenter avec diligence pour voir le comportement cesser avant le licenciement.
Malheureusement, certains employés estiment que le retard n'est aucunement lié au rendement. Ces derniers ne réalisent pas les effets secondaires qui affectent ceux et celles qui les entourent.
Comme vous l'avez décrit, le retard peut être encore plus frustrant quand le coupable est un pair, à votre niveau. Vous êtes directement affecté, mais n'avez pas l'autorité pour discipliner.
Vous avez raison, un collègue chroniquement en retard fait preuve d'incivilité. Le message sous-jacent semble être que son temps est plus précieux que le vôtre.
Son comportement est irrespectueux. Il a même des conséquences négatives et couteuses, pour toute l'équipe. Les retards interrompent le flux de travail. C'est contre-productif. Il crée du ressentiment et présente une perte de temps.
En Amérique du Nord, être ponctuel est être là, à l'heure exacte. Le 'fashionably late' n'existe pas, surtout en affaires.
Lorsque vous faites des affaires dans d'autres pays, selon les coutumes organisationnelles ou culturelles, de votre hôte, il pourrait y avoir des délais usuels à anticiper,. Ce n'est pas le cas ici. Un rendez-vous avec des collègues à l'interne ou des clients à l'externe, a lieu selon l'heure mutuellement convenue.
- Si vous êtes la personne qui préside la réunion, commencez à une heure hors du commun, comme 9h07. Cette convocation inhabituelle incitera votre collègue à jeter un second regard sur l'heure indiquée. Elle devrait le conscienticiser à être ponctuel pour cette rencontre. Votre collègie pourrait même vous interroger pour valider l'heure et confirmer que ce n'était pas une faute de frappe. S'il vous approche, saisissez l'occasion pour souligner l'importance que tous soient présents et à l'heure, afin de maximiser la productivité.
- Une autre astuce consiste à attribuer le rôle de preneur de notes à la dernière personne qui entre dans la réunion. Donnez lui un bloc-notes, iPad ou quelconque objet est utilisé par votre équipe pour enregistrer les détails de la réunion. Lorsque votre collègue retardataire arrivera et immanquablement demandera : «Qu'est-ce que j'ai manqué ?", vous lui passerez les notes, afin qu'il se mette à jour. Du même coup, vous lui assignerez la tâche de poursuivre la prise de notes. Ainsi, il sera responsable du sommaire de la réunion et de sa distribution à tous. Faites de cette tactique une pratique commune et vous verrez bientôt les retardataires usuels arriver quelques minutes plus tôt. Personne ne voudra être le dernier à passer la porte pour se voir étiqueter 'preneur de notes'.
- Si vous êtes généralement sur de bons termes avec cette personne, une autre solution est de lui parler en privé. Assurez-vous de donner des détails sur la façon dont les retards vous affectent, dans votre travail. Ajoutez aussi leurs impacts sur la productivité de l'équipe. Ne le pointez pas du doigt et ne vous lamentez pas. Rappelez-vous la règle numéro un, de la légende urbaine, des '11 règles de vie' selon Bill Gates : «La vie n'est pas juste, habituez vous". Personnellement, j'aimerais ajouter: "Composez avec". C'est exactement ce que vous faites en prenant les mesures nécessaires pour cesser ce comportement dérangeant.
- Si vous n'êtes pas en mesure de résoudre cette situation délicate seul et avez besoin du soutien de votre supérieur, préparez votre conversation avec des preuves documentées : des dates et heures des activités retardataires avec les effets qu'ils ont eu sur votre travail et votre productivité.
Enfin, si celui qui retarde est votre patron, prenez une profonde respiration et profitez de ces quelques minutes de répits, pour vous.
Vous vivez une situation délicate? Trouvez réponse à votre question en : visitant le site web de Julie, lui écrivant par courriel, ou sur Facebook. Julie est aussi disponible pour votre prochaine conférence.