Combien pensez-vous que Mark Zuckerberg, le patron de Facebook, ou Larry Page, le cofondateur de Google, reçoivent de courriels par jour? Et surtout, arrivent-ils à tous les lire?
Sur le site Quora.com, un réseau social qui permet de poser des questions à l'ensemble de la communauté, un internaute se demande comment les grands patrons font pour gérer leur boîte mail au quotidien. Voici son message :
"Je suis curieux de savoir combien de centaines ou de milliers de courriels ils (les grands patrons, NDLR) reçoivent chaque jour et comment les gèrent-ils? Ont-ils un assistant qui filtre toutes les demandes importantes, ou bien ne répondent-ils qu'à un ensemble spécifique de personnes (les employés, la famille)?"
Voici un florilège des réponses qu'il a obtenues, essentiellement des témoignages d'expériences personnelles vécues dans une grande entreprise par le passé.
• Jimmy Wales, cofondateur de Wikipédia
« Jeff Bezos (fondateur et actuel PDG d'Amazon) m'a dit une fois qu'il avait dit à tout le monde que si vous lui envoyiez un courriel, vous auriez une réponse soit dans les dix minutes, soit jamais. C'est un gars drôle, donc c'était une blague, mais dans mon expérience, ce n'était une blague qu'à moitié. :)»
• Ron Brinkmann
« Voici quelque chose d'amusant que mon patron m'a dit une fois à propos de Jeff Bezos.
Si Jeff lui transférait quelque chose (un autre courriel ou même un article de presse) et ne mettait rien dans le corps du texte, cela signifiait : “j'attends que vous vous renseigniez sur sujet et soyez prêt à en parler si jamais je le demande”.
Cependant, s'il incluait un point d'interrogation dans le sujet du courriel, les règles changeaient, signifiant : “j'attends que vous regardiez cette question et que vous m'envoyiez une réponse/mise à jour dès que possible”.
Je suis sûr que Jeff a réussi à trier d'énormes volumes de courriels en utilisant uniquement le bouton “transférer” et le point d'interrogation. »
• David Shin, ancien employé chez Google
« Lorsque je travaillais chez Google en 2006/2007, Larry (Page, cofondateur de Google) et Sergey (Brin, cofondateur de Google) ont tenu une session de questions-réponses, et cette question exacte a été posée à l'un d'entre eux. L'un d'eux a répondu (je ne me souviens plus lequel) :
“Quand j'ouvre ma boîte courriel, je commence par le haut et lis vers le bas, jusqu'à ce que j'en aie marre. Au-delà, le reste ne sera jamais lu. Certaines personnes sont surprises d'obtenir une réponse d'un fondateur de Google en seulement 5 minutes. D'autres obtiennent tout simplement ce qu'elles attendaient (aucune réponse).” »
• Raul Gutierrez:
«J'ai rencontré Steve Jobs lors d'une fête à Paris pour l'examen de sa sœur dans les années 90. Nous avons ensuite entamé une série d'échanges occasionnels par courriel qui a duré quelques années. Il a répondu à chaque courriel. Les courriels que j'ai envoyés pendant la journée prenaient souvent plusieurs jours pour obtenir une réponse. Mais si je les envoyais tard dans la nuit (après minuit), j'obtenais une réponse quasi instantanée. Et si je répondais en retour, il me répondait à nouveau... Une fois, je lui ai demandé comment il avait le temps (de lire ses courriels). Il m'a dit qu'il aimait obtenir des réactions non filtrées et pensait qu'il était important d'entendre régulièrement ce que disaient les gens. »
• Steven Walker, qui travaille pour Quirky
« Andrew Mason, fondateur et ex-PDG de Groupon, gère tous ses courriels personnellement. (...) Il utilise sa boîte de réception avec OmniFocus d'une manière très efficace. Au début (de notre collaboration, NDLR), nous avons essayé de trouver des moyens de trier ses courriels efficacement, en créant des filtres permettant de rediriger chaque courriel dans différentes boites de réception, qu'il pouvait consulter en fonction du temps libre qu'il avait. La plupart étaient ses idées. (...) Il lui arrivait de vous envoyer une réponse en moins d'une minute. Si vous demandez à quelqu'un qui a travaillé avec Andrew, il va vous parler de courriels réfléchis envoyés dans des temps de réponse incroyables."
• Jeff Nelson, concepteur du Chromebook, ancien de chez Google
« Je ne peux pas parler pour les grands patrons, mais la plupart des dirigeants utilisent un assistant personnel pour gérer leur messagerie et leur calendrier. Votre courriel ou demande de réunion ne seront jamais vus s'ils ne passent pas d'abord par l'assistant. »
• Robin Love
« (...) Nous, les “assistants personnels”, sommes là pour protéger et préparer les cadres... Certains d'entre nous (...) sont payés jusqu'à 85.000 dollars par an aux États-Unis. L'ancien assistant de Mark Zuckerberg gagnait 125.000 dollars à l'année. Les assistants contrôlent toutes les communications adressées aux dirigeants, puis reroutent ces dernières vers les services compétents pour traiter ces demandes. Parfois, c'est même une équipe dans un autre pays qui filtre les communications avant l'assistant personnel. Lui-même ne voit donc pas forcément un grand pourcentage des communications adressées au PDG. Et l'assistant personnel ne lui dirige ensuite qu'un nombre réduit de ces messages. »
• William Franceschine
« Mark Pincus (PDG de Zynga) gère ses propres courriels et répond quasiment à tout le monde, souvent très rapidement. La dernière fois que je lui ai envoyé un courriel, il m'a répondu dans les cinq minutes à 7 heures du matin un dimanche! »
• Jaleel Pasha
« J'avais envoyé un courriel au boss d'Infosys (le plus grand exportateur de logiciels de l'Inde à l'époque) à propos des vacances dans l'entreprise... Il m'a répondu en quelques heures sur la politique en vigueur, mettant en copie un administrateur pour qu'il me transmette plus de détails si nécessaire!"
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