Organisé, vous avez pris pour habitude d'établir chaque matin une to-do list lorsque vous arrivez au bureau, mais vous avez l'impression de ne jamais réussir à en venir à bout? Voici trois conseils pour mieux la rédiger et enfin vous y tenir.
Les to-do lists sont comme les bonnes résolutions, tout le monde en a et tout le monde a du mal à les tenir. Pourquoi? Parce que nous avons tendance à nous fixer des missions impossibles. Est-il vraiment réaliste de décider par exemple de ne plus jamais s'énerver au bureau?
Pour les to-do lists, c'est pareil, sauf que ce ne sont pas les actions qui posent problème, c'est la quantité. Si cela fait plusieurs années que vous n'avez pas réussi à venir à bout de votre to-do list, c'est bien qu'il s'agit d'une mission impossible.
Pourtant les to-do lists ont leur utilité, mais mal gérées elles vous procureront plus de frustration que de satisfaction.
Conseil n°1: appliquez le principe de réalité
Il y a 2 choses à se rappeler le matin quand vous contemplez votre to-do list :
- la journée ne fait qu'un nombre fini d'heures
- l'imprévu va occuper au moins 30% de votre temps
Évaluez grossièrement le temps que nécessite chacune des actions de votre liste et comparez au temps disponible de votre journée, moins 30%. Cela vous permettra de vérifier si mathématiquement, ça rentre dans votre journée.
Si ce n'est pas le cas, examinez le degré de priorité de vos actions et choisissez celles que vous reporterez au lendemain au lieu de laisser le hasard décider pour vous.
Par défaut, on a toujours tendance à faire en premier ce qu'on sait faire ou ce qui est demandé avec le plus d'insistance. C'est ainsi que la routine et l'urgent prennent souvent le pas sur l'innovation et l'important. Par exemple, il n'est pas rare de consacrer trop de temps à peaufiner les détails de son rapport hebdomadaire et de se retrouver ensuite à bâcler le nouveau dossier qu'on doit présenter le lendemain.
Conseil n°2: videz votre to-do list dans votre agenda
C'est à force de se dire qu'on pourra passer un coup de fil de 2 minutes n'importe quand qu'on finit la journée sans l'avoir fait.
Plutôt que d'attendre un moment de tranquillité pour vous attaquer à votre to-do list, planifiez dans votre agenda les différentes actions à faire. Regroupez les petites actions de manière à faire des plages de 15 minutes minimum.
Affecter un moment précis à chaque action peut paraître fastidieux mais c'est très efficace.
Ça permet aussi d'arrêter de se dire en boucle "il ne faut pas que j'oublie de..." puisque rendez-vous est pris pour le faire.
Les tâches programmées dans votre agenda pourront être effacées de votre to-do list qui ne contiendra désormais plus que les tâches en attente d'affectation d'une plage de temps.
