Les 11 péchés capitaux du courriel

Aujourd’hui, le courriel fait inévitablement partie de la vie quotidienne de presque tout le monde. Et pourtant, on pense rarement aux convenances concernant l’envoi, la réception, ou la gestion des courriels.

Selon un sondage de 2012, quelqu’un qui utilise les courriels dans son travail appuie en moyenne sur la touche "envoi" 110 fois par jour, et une étude McKinsey la même année a constaté que nous dépensions un tiers de notre temps au travail à gérer nos boîtes mail.

Comme l’écrivait Jennifer Senior dans le New York Magazine: "Un jour, dans des milliards d’années, quand les extraterrestres d’une planète éloignée essaieront de comprendre notre civilisation disparue depuis longtemps, ils seront convaincus que les mails sont venus avant le téléphone. Comment expliquer autrement que nous nous appuyons autant sur quelque chose de si chronophage, de si énervant, et de si terriblement inefficace, quand on pourrait se dispenser de nos tâches les plus basiques –et les coordonner d’ailleurs– grâce à un rapide coup de téléphone?

Inutile de dire que gérer ses mails peut être une source d’irritation pour tout le monde, et que l’absence de règles établies pour l’envoi et la réception de ces messages électroniques ne fait qu’empirer les choses.

Ci-dessous les 11 péchés capitaux du email:

1. S’attendre à ce que les gens répondent dans les minutes qui suivent et s’impatienter s’ils ne le font pas

Le message n’a pas été créé pour qu’on se réponde tous les uns les autres à la vitesse de la lumière. S’il s’est écoulé un certain moment et que la personne semble avoir clairement oublié votre message (ou qu’il s’est perdu dans sa boîte de réception), il n’y a rien de mal à envoyer une relance amicale. Comme le fait remarquer Maura Nevel Thomas dans un billet de blogue de l’université du Texas à Austin, s’attendre à une réponse immédiate peut avoir des conséquences négatives sur les employés.

"Quand les entreprises prennent l’habitude d’utiliser l’intranet pour communiquer de façon immédiate et urgente, cela a pour corollaire (souvent involontaire) de forcer les employés à garder leur messagerie ouverte, ce qui les distrait à chaque nouveau message", écrit Thomas.

2. Envoyer des messages à vos employés le week-end

Le magazine Forbes a rapporté que presque deux tiers des employés déclarent recevoir des mails de leurs patrons en dehors de leurs heures de travail, et qu’ils se sentent obligés d’y répondre. Essayez de ne pas pousser vos employés à devoir vérifier leurs mails le week-end, mais si vous devez absolument envoyer un mail de travail le samedi ou dimanche, faites au moins en sorte de stipuler clairement que vous n’attendez pas de réponse avant lundi.

"Si vous ne devez pas envoyer de mail durant le week-end, ne le faites pas", conseille dans Forbes Monika Morrow, vice-présidente de Right Management. "Ecrivez-le sous forme de brouillon et appuyez sur la touche ‘envoi’ le lundi matin."

3. Ne pas prêter l’attention nécessaire à votre ligne "objet"

Évitez de laisser la ligne "objet" vide, tout comme énoncer un objet qui n’a rien à voir avec celui traité dans le message ("Bon lundi!"). La ligne "objet" joue un rôle important": informer votre destinataire de ce dont parle votre message – soit prévenir les gens de ce qu’ils vont lire avant qu’ils ouvrent (ou qu’ils jettent) votre courriel.

4. Répondre à un email en n’utilisant que les signes de ponctuation

Pas besoin d’être un ethnolinguiste pour voir la façon dont les technologies sont en train de changer notre façon d’utiliser le langage. Et si ce n’est pas forcément une mauvaise chose, il ne faut pas non plus éliminer les mots pour autant. Les émôticones, les points d’interrogation et d’exclamation ne sont pas des mots, alors tenez-vous en à l’alphabet (ou aux GIFS si vous cherchez à exprimer visuellement vos émotions).

5. "Je t’ai envoyé un courriel"

Ce n’est pas parce que les courriels nous permettent de répondre instantanément à l’autre que nous sommes obligés de le faire. Si vous passez par hasard près du bureau de quelqu’un à qui vous avez envoyé un mail et qui ne vous a pas encore répondu, essayez de ne pas lui rappelez que vous venez de lui envoyer un email. Il l’a vu. Il y répondra quand il pourra. Point final.

6. "Je l’ai eu mais je ne l’ai pas ouvert"

Presque aussi énervant que le point n°5. Cela ne veut rien dire – vous feriez mieux de ne rien dire du tout.

7. Mal orthographier les noms

Quand vous êtes sur un ordinateur, sur Internet, avec le moteur de recherches Google à disposition, vous n’avez vraiment aucune excuse pour mal écrire le nom de quelqu’un. Surtout quand le nom entier de cette personne apparaît sur son adresse de messagerie.

8. Abuser des points de suspension

Avez-vous déjà reçu, peut-être d’un membre plus âgé de la famille ou d’un collègue, un mail où chaque phrase est reliée à l’autre par... des points de suspension? Pas que ces derniers soient impolis, c’est juste qu’ils déforment le sens. Par exemple :

Hello chérie… On se demandait si tu avais pu vérifier l’itinéraire… On arrivera ce soir… Doit-on prendre à manger ?... Bisous, Papa.

Certains ont dit qu’on utilisait les points de suspension comme façon de reproduire notre façon de parler, avec les pauses, les hésitations, et le rythme des échanges verbaux. Mais selon Choire Sicha, rédacteur en chef du site The Awl : "Sérieusement, c’est une forme de paresse dans le message, où on ne réfléchit pas à la syntaxe et au lien entre chaque phrase."

9. Vérifier vos courriels dans les toilettes

Selon un sondage AOL de 2008, pas moins de 59% des usagers de téléphones portables le feraient (et on peut imaginer que ce chiffre a augmenté depuis), tandis qu’une étude de 2012 recensait 72% des Américains utilisant leur portable dans les toilettes. Mais ce n’est pas parce que tout le monde le fait que c’est bien. Votre destinataire ne saura jamais que vous avez envoyé ce rapport des cabinets, mais vous, vous le saurez. À ne pas faire, donc.

10. Avoir peur d’utiliser une autre forme de communication

Le email est facile, et cela explique en grande partie pourquoi on y a autant recours. Mais dans la pyramide de communication, il est placé assez bas: un message engage peu, interagit peu. Vous voulez inviter quelqu’un à sortir pour la première fois ou annoncer une grande nouvelle à la famille? Prenez votre téléphone.

11. Se plaindre de sa boîte qui déborde

C’est une habitude presque aussi insupportable que commencer une conversation en râlant sur combien vous êtes occupé ou stressé. Apprenez à gérer votre boîte mail et arrêtez de chouiner.

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