« Ben voyons donc. Ça ne se peut pas. Ouf.. Je ne sais pas quoi dire. »
Familier?
Avec le nombre d'heures passées au boulot et le nombre d'interactions dans une journée de travail ce n'est pas surprenant qu'à l'occasion un de vos collègues, clients ou supérieurs, vous laisse bouche bée.
En anticipation de cette paralysie non volontaire, voici les bons mots et les beaux gestes pour les trois situations les plus communes dans le milieu corporatif.
Situation délicate : Piou! Mon collègue sent mauvais.
Même si l'odeur est hyper personnelle, elle a des conséquences réelles qui affectent toute l'équipe et sa productivité : difficultés de concentration, déplacements et ragots.
Chaque fois que je présente une conférence sur la civilité en milieu de travail, la question revient : « Julie, on lui dit ou pas? » Je redirige toujours la question « Aimeriez-vous le savoir? » La réponse du groupe est toujours unanime « Oui, j'aime mieux le savoir d'un collègue que de savoir que tout le bureau jase dans mon dos. »
Solutions :
Avant de prendre votre courage et de vous lancer dans cette conversation, prenez ces précautions :
- Idéalement, cette conversation doit être avec une personne de même sexe.
- Invitez dans un endroit privé, sans invitation officielle par courriel. Invitez de vive voix pour prendre un café.
- Soyez discret. N'annoncez pas votre intervention aux autres.
- Parlez avec empathie et délicatesse.
- Mentionnez d'emblée que ce que vous avez à dire est difficile, mais que si les rôles étaient inversés, vous apprécieriez l'approche directe, au lieu de faire courir les rumeurs dans le bureau.
Si vous n'êtes pas proche de votre collègue ou que vous n'arrivez pas à trouver les mots justes, confiez la conversation à votre supérieur ou au service des ressources humaines. Vous ne voudriez surtout pas être perçu comme étant harcelant, menaçant ou intimidant...
Situation délicate : Mon collègue est toujours en retard... grrrgh...
Lors de vos réunions, une dizaine de minutes après l'heure conviée, « il » entre. Lorsque vous collaborez sur un projet, « il » tarde à remettre sa partie ou repousse l'échéancier. C'est dérangeant, improductif et vous le trouvez franchement irrespectueux de votre temps.
Solution(s) :
Les retards interrompent le flux de travail. Ils créent du ressentiment; des périodes de rumination non productives. Ils sont contre-productifs. Le temps c'est de l'argent.
Ici, chez nous, au Québec, le fashionably late n'existe pas. Être à l'heure veut dire être présent à l'heure mutuellement convenue.
Remettez les pendules à l'heure avec ces astuces :
- Si vous êtes gestionnaire, informez vos troupes que les retards ne seront plus tolérés. Mettez-vous vous même au pas. Vous êtes le modèle de l'équipe. Soyez consistant dans les conséquences, sinon vous ne serez pas pris au sérieux.
- Commencez à une heure peu commune, comme 9 h 07.
- Soyez claire lors de votre confirmation. Vous êtes très sollicité et avez assigné une ferme plage horaire pour votre rencontre. Vous ne pouvez pas patienter.
- En réunion, assignez le rôle de preneur de notes à la dernière personne qui passe la porte. Lorsque le retardataire entre, passez-lui cérémonieusement le rôle de preneur de notes. Remettez-lui la tablette, papier ou électronique. Vous n'entendrez plus jamais dire : « Qu'est-ce que j'ai manqué? » Tout est sur la tablette.
- Comme vous l'avez lu plus haut dans le précédent scénario et si vous valorisez ce collègue, une autre solution est de lui parler en privé. Donnez des détails sur comment ces retards affectent votre travail comme votre productivité. Ne le pointez pas du doigt. Ne vous lamentez pas. Si vous avez besoin du soutien de votre supérieur, préparez-vous pour votre conversation avec des preuves documentées : des dates et des heures des retards avec les effets qu'elles ont eus sur votre travail et la chaine de vos activités.
Situation délicate : Mon collègue m'annonce son divorce... OMG!
Peu importe la mauvaise nouvelle, faites preuve d'empathie. Soyez à l'écoute de son malheur, de son angoisse, sans ajouter de commentaires. Laissez la personne se raconter. Ne partagez pas vos propres malheurs et histoires d'horreur.
Solutions :
« Merci de votre confiance. Merci de me partager la nouvelle. Je vous souhaite que tout aille pour le mieux, pour vous. »
Si vous êtes gestionnaire et que les bénéfices aux employés le permettent, n'attendez pas que l'employé vienne vers vous, présentez tout de suite les possibilités de flexibilité pour cette transition :
- Accommodez un congé « mieux-être ».
- Soyez flexible dans les heures de travail pour les rendez-vous qui accompagnent cette période.
- Pour les conversations qui ne sont pas pour les oreilles de tous, si votre environnement est « ouvert », offrez-la salle de réunion ou un espace peu utilisé.
Et vous, vous vivez une situation délicate au travail? Écrivez à Julie julie@etiquettejulie.com ou procurez-vous son livre Quoi dire, comment faire et quand? Retrouvez aussi les conseils de Julie sur son site web, Facebook ou Twitter. Vous préparez une conférence ? Appellez-la au 613.292.9526. Elle vous préparera une activité de formation dynamique, qui fera rayonner toute l'équipe.