Les réunions de famille sont synonymes de réjouissances, mais elles ne s'organisent pas d'elles-mêmes. Soyons honnêtes : rassembler une trentaine de parents, frères, sœurs et cousins disséminés aux quatre coins du pays n'a rien de facile.
Si vous êtes en charge d'un tel événement, la clé de votre succès sera de vous mettre au travail le plus tôt possible, avec six mois ou même un an d'avance. Partez à la recherche d'établissements pouvant accueillir un grand nombre de personnes et offrant des rabais de groupe.
En partenariat avec Choice Hotels, nous avons dressé cet aide-mémoire qui facilitera votre tâche et vous évitera bien des contretemps. La satisfaction de revoir vos proches vaudra bien ces quelques petits efforts.
1. Fixez une date à l'avance
Les invitations à un mariage sont généralement envoyées un an à l'avance. Il devrait en être de même pour les réunions de famille et tout autre événement impliquant le déplacement et la présence de nombreuses personnes. Fixez la date dès que possible, de manière à ce que vos invités puissent organiser leur voyage et leurs activités en fonction de celle-ci.
Lorsqu'une date vous convient, il pourrait être avantageux de garder la même l'année suivante. C'est ainsi que naissent les grandes traditions familiales!
2. Choisissez un lieu
Le choix d'un lieu ou d'une destination ne devrait jamais être fait en solo. Effectuez un sondage afin de mieux connaître les contraintes budgétaires et les préférences de chaque membre de votre famille en matière d'animation et d'hébergement. Une telle décision doit être bien informée.
Lorsque vous aurez choisi votre destination, il sera temps de penser aux commodités qui y sont offertes. Les chambres équipées de Wi-Fi, de fours à micro-ondes et de réfrigérateurs sont particulièrement utiles lorsque les enfants sont du nombre. Plusieurs établissements Choice Hotels offrent des chambres idéales pour les familles, sous les bannières Comfort et Quality en particulier. Cliquez ici pour en savoir davantage.
Un bon moyen d'en avoir plus pour votre argent est de profiter des rabais accordés aux groupes dans la plupart des restaurants, attractions touristiques et centres de loisirs environnants.
3. Déléguez les tâches
Une famille capable de planifier collectivement est plus susceptible de rester unie. N'alourdissez pas inutilement le fardeau d'un parent en lui confiant la totalité de l'organisation. Déléguez les tâches à quelques personnes clés, puis faites une petite réunion en comité.
Ce comité pourrait être composé de personnes responsables de chacun des éléments suivants, mais adaptez cette suggestion à vos propres besoins :
● Finances
● Alimentation
● Hébergement et réservations
● Activités et itinéraires
● Décoration
● Communications et mises à jour
4. Créez un groupe Facebook
Lorsque vos plans commenceront à prendre forme, la création d'un groupe Facebook ou d'une page web permettra d'informer efficacement vos invités. Vous n'aurez aucune difficulté à communiquer avec des membres de votre famille habitant à l'autre bout du monde.
Nommez un responsable des communications qui saura tenir les informations à jour. Toute suggestion ou demande spéciale pourra également être envoyée par l'entremise de ce groupe ou de cette page.
Avec ses jolies suites et ses rabais de groupe offerts dans de nombreuses destinations populaires à travers le Canada, Choice Hotels a tout ce qu'il faut pour faciliter l'organisation de vos réunions de famille.