3 trucs pour vous aider à gérer votre boîte courriel qui déborde

Le temps qu’il nous faudrait pour visionner la première saison de Orange Is The New Black en rafale est équivalent à celui que nous passons chaque semaine à gérer nos emails.

Cela signifie que la personne moyenne consacre 13 heures – donc 28 % de sa semaine de travail – à lire, supprimer, trier et envoyer des emails, selon un rapport de la McKinsey Global Institute.

"Dans les années 90, les gens avaient hâte d’ouvrir leurs emails," rappelle Dmitri Leonov, l'entrepreneur qui a créé SaneBox, un outil de gestion de messages conçu pour vous empêcher de tomber dans le trou noir qu’est la boîte mail. Nous ne vivons plus dans l’ère joyeuse "Vous avez un nouveau message" et notre relation avec les courriels est devenue épuisante.

Pourquoi? Premièrement, nous nous attendons à ce que les gens répondent à nos mails dans un délai de quelques heures seulement, et ils attendent la même chose de nous; tout cela en complétant des tâches non reliées aux emails (qu’on qualifierait plutôt d’importantes) que nous demande notre emploi.

Pour vaincre ce mangeur de temps, donner un élan à votre productivité et pouvoir consacrer plus de temps à votre série préférée Netflix, suivez ces trois "commandements" qui, dit Leonov, amélioreront votre santé mentale vis à vis les courriels.

1. Appréhendez vos courriels comme un jeu de Tetris

Les courriels sont l’équivalent d’un jeu interminable de Tetris – un que vous ne pourrez jamais véritablement gagner. Aussitôt cela accepté, vous serez mieux équipé pour gérer votre boîte courriels. "Vous ne gagnerez jamais, parce qu’aussitôt votre boîte courriels vidée à 0 et que vous irez vous coucher, vous vous réveillerez le lendemain matin avec cent courriels de plus," dit Leonov. "Vous ne devriez pas vous en faire si vous avez des milliers de courriels, vous n’êtes pas seul."

2. Vous ne ferez pas de vos courriels votre priorité numéro un

Une fois que vous réaliserez que les courriels sont un jeu de Tetris, ce deuxième commandement devrait suivre assez naturellement. "Traitez les courriels comme une priorité, mais pas votre priorité numéro un," propose Leonov. Un message est simplement une tâche sur la liste de quelqu’un d’autre qui vous a été assignée. Cette tâche devrait donc être notée sur votre liste, mais pas à la tête de celle-ci. Le virtuose de la boîte courriels suggère de balayer vos courriels le matin pour déceler ceux qui sont importants, et puis, les fermer complètement pour ne pas qu’ils deviennent une distraction. Puis, dédiez des blocs de temps pour les trier, les supprimer et y répondre. Et essayez de restreindre vos priorités liées aux courriels à ces heures désignées : faire plusieurs choses à la fois pourrait vous faire plus de mal que de bien.

3. Les courriels ne sont pas tous égaux

Bien que la note de votre patron ait plus de poids que la newsletter vous annonçant l’épice du jour (on l’espère), votre cerveau les considère subconsciemment comme étant d’importance égale. Cela peut freiner votre productivité et devenir carrément stressant. Pour remédier à la situation, supprimez en vrac, classez et étiquetez les courriels selon l’expéditeur et le sujet (Gmail offre un paramètre, vous permettant, par exemple, de voir si vous êtes le seul destinataire d’un courriel ou si vous avez été mis en CC dans un groupe). Mettez du temps de côté pour trier le superflu – regroupez-les ensemble et cliquez "supprimer", recommande Leonov.

Un petit conseil pour ceux qui se sentiraient coupables d’encombrer les boîtes courriel des autres: sachez qu’il est plus long de traiter un courriel que d’en écrire un. Essayez de mettre les phrases clé et les données importantes en gras, ce qui aidera à clarifier la tâche du destinataire. Et lorsque possible, gardez le message court. Leonov suggère de prendre l’approche Twitter pour l’écriture de courriels : "Si vous pouvez faire entrer un message dans la ligne objet, c’est très utile."