Comme chaque année, vous avez établi vos prévisions budgétaires en fonction de vos besoins, des orientations stratégiques de votre entreprise, des informations communiquées par les gestionnaires des différents départements et des mouvements de personnels prévisibles.
Vous avez planifié comme il se doit, mais voilà qu'au milieu de l'année vous avez déjà épuisé votre budget: hausse des remplacements, nouveaux projets nécessitant des embauches imprévues, difficultés à recruter certains experts, etc. Le besoin d'une enveloppe budgétaire plus importante se fait sentir mais encore faudra-t-il en convaincre sa haute direction pour obtenir gain de cause. Voici quelques pistes pouvant vous servir.
Actualisez votre analyse budgétaire
Tout comme le font les comptables, établissez vos projections sur plusieurs périodes en mesurant vos écarts avec les prévisions de début d'année. Ce simple exercice vous permettra de voir ou vous vous situez par rapport à ce qui avait été prévu, de discerner quels sont les postes budgétaires problématiques, et d'effectuer les réajustements nécessaires pour les périodes subséquentes.
L'important est de voir à quels endroits les dépenses encourues ont été plus importantes, mais surtout, quelles en sont les raisons. Pénurie de candidats qualifiés? Hausse des coûts pour les dénicher? Sachez que les explications que vous fournirez à la haute direction devront faire état de résultats qualifiables et quantifiables complets afin que vos arguments soient justifiés. Gardez en tête que votre crédibilité reposera sur des données factuelles qui, si elles sont bien présentées, pourront ensuite être utilisées afin de justifier la nécessité de bonifier votre budget de recrutement.
Établissez une stratégie de recrutement complète et flexible
En recrutement les différents défis requièrent différentes solutions. If faut donc prévoir un budget pour tous les aspects du recrutement: la mise à jour du site corporatif de carrières, le marketing RH, les affichages sur les divers sites d'emploi, les sourceurs de talents ou les outils de sourcing qui viennent en aide aux recruteurs souhaitant des profils bien spécifiques.
Finalement, il y aura aussi d'importants montants à prévoir pour les chasseurs de têtes et autres consultants en RH. Afin d'économiser en temps de recrutement et d'optimiser la productivité corporative, il y a des besoins non négligeables qui requièrent une assistance RH extérieure.
Plutôt que de tenter de recourir à des montants conservateurs reflétant le minimum à dépenser, tenter d'être le plus fidèle possible aux aléas potentiels de vos fonctions. Ceci signifie que, comme la vie comprend son lot d'imprévus, vos chiffres doivent aussi comporter une marge suffisante pour faire face aux situations imprévisibles. Réfléchissez-y bien car vous ne voudriez pas avoir à soumettre une seconde demande de fonds au cours de la même année.
Présenter votre requête avec professionnalisme
Vous avez fait votre analyse, votre révision est terminée, votre budget est clairement représenté selon les directives et normes comptables utilisées à l'interne, votre argumentaire est prêt et il ne vous reste plus qu'à présenter votre requête. À ce stade-ci, il est préférable de convenir d'une rencontre avec la haute direction (et autres décideurs s'il y a lieu) afin d'avoir toute l'attention voulue pour bien démontrer le sérieux de votre démarche. Cette approche paraît peut-être intimidante pour certains qui préféreraient une soumission du dossier par courriel? Un petit conseil: il vaut mieux éviter de soumettre une demande de fonds via les communications digitales, car elle risquerait de se perdre au beau milieu d'autres communications importantes, d'être lue partiellement et, plus encore, elle ne vous permettrait pas de défendre vos arguments en personne.
Sachez que vous gagnerez le respect et aurez plus de chances d'obtenir les fonds nécessaires si vous prenez le temps de présenter avec assurance et confiance en soi une analyse solide, factuelle et professionnelle qui fera état de la situation courante, des conséquences négatives qu'elle pourrait engendrer, de l'importance à rectifier rapidement la situation et des avantages à le faire (gains potentiels en productivité, meilleures expertises recrutées et autres facteurs positifs propres à votre organisation).
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