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Faites-vous ces 9 erreurs quand vous déléguez?

04/05/2013 10:55 EDT | Actualisé 04/07/2013 05:12 EDT
Getty Images
business woman looking stressed at computer

Vous manquez de temps? Déléguez!

Votre entreprise est en croissance? Déléguez!

Vous n'avez pas les connaissances pour faire une tâche? Déléguez!

On vous a sûrement déjà conseillé plus d'une fois de déléguer. Mais y a t'il une bonne et une mauvaise façon de déléguer?

Déléguer vous fera gagner un temps considérable à quelques conditions près.

Pour le célèbre chef montréalais Jérôme Ferrer dans son livre, Lettres à un jeune chef, «la clé [pour déléguer efficacement], c'est d'être un bon formateur auprès de ta brigade et de tes diverses équipes. Un bon chef doit savoir déléguer.»

Konosuke Matsushita (1894-1989) est le fondateur japonais de Panasonic. Il est souvent décrit comme l'antithèse du leader: pas de charisme, pas de discours public captivant, pas de leadership qui en met plein la vue. Pourtant, il est vénéré comme un des dieux du management.

Ses citations sont comme des petits haïkus, ces poèmes japonais de trois lignes.

Sur la délégation, il écrit: «Mon travail, ce sont les grandes et les petites choses. Les tâches intermédiaires peuvent être déléguées.»

Quelles sont vos tâches intermédiaires?

Déléguer figure au nombre des principes sacro-saints de gestion performante sauf qu'il y a un art de la délégation et 9 erreurs à éviter pour ne pas se retrouver avec plus de travail encore.

Emprunté au mot latin - déléguer c'est confier: «transmettre en totalité ou en partie, par délégation, un pouvoir qu'on détient».

Avant de pouvoir déléguer, vous n'imaginez peut-être pas le travail préparatoire!

Faites-vous une ou plusieurs de ces 9 erreurs?

Si oui, un ajustement, un peu de préparation, un peu de réflexion suffiront à vous aider à mieux déléguer.

  1. Quel pouvoir détenez-vous que vous ne voulez pas véritablement laisser aller?
  2. Donnez-vous des instructions suffisamment claires?
  3. Prenez-vous le temps de transmettre vos connaissances à la personne à qui vous déléguez? La formez-vous suffisamment?
  4. Prenez-vous le temps de demander comment ça va après avoir délégué? Avez-vous mis en place des moyens de communication pour lever des drapeaux rouges en cours de route?
  5. Avez-vous délégué à la meilleure personne ou à la première personne sous la main?
  6. Vous assurez-vous de motiver la personne à qui vous déléguez par le simple fait de lui expliquer le pourquoi?
  7. Donnez-vous du feedback ou vous ingérez-vous dans la façon de faire?
  8. Maîtrisez-vous votre propre perfectionnisme?
  9. Acceptez-vous que l'autre fasse la tâche différemment tout en livrant le même résultat que si vous l'aviez faite nous-mêmes?

Déléguer c'est un peu comme léguer un héritage - un peu de vous que vous transmettez sans pour autant "avoir la tête dans le guidon".

Alors concrètement comment réussir à bien déléguer? Une seule de ces 7 suggestions vous donnera une longueur d'avance:

  1. Revoyez votre structure organisationnelle afin d'identifier les personnes ressources selon leurs compétences et expériences;
  2. Bloquez-vous du temps avant, pendant, et après avoir délégué. Avant: pour vous préparer à communiquer clairement vos attentes. Pendant: pour expliquer clairement les résultats attendus à la personne à qui vous déléguez et la former au besoin. Après: pour lui donner une rétroaction utile pour la prochaine fois.
  3. Profitez du temps que vous avez gagné à déléguer pour vous consacrer aux activités que vous seul pouvez faire (les petites et les grandes de Matsushita)
  4. Exercez-vous à démontrer de la confiance envers vos collègues. Si vous les avez choisis, c'est parce qu'ils méritent d'être là et d'avancer dans l'organisation.
  5. Participez à des activités où vous pourrez développer la confiance non pas en vous - mais en les autres. Par exemple, tennis double, yoga à deux, alpinisme.
  6. Au besoin, faites-vous coacher pour accélérer votre courbe d'apprentissage dans la délégation.
  7. À la lumière de l'actualité sur la commission Charbonneau, assurez-vous de mettre en place les contrôles nécessaires pour toujours rester "au courant" de près ou de loin!

Quelles sont vos tâches intermédiaires aujourd'hui?

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