Julie Blais Comeau

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Situation délicate: 20 règles de la « textiquette » en affaires

Publication: 02/05/2013 06:41

« Merry Christmas », littéralement, ces deux mots forment le tout premier texto, jamais envoyé. C'est le 3 décembre 1992, que l'ingénieur britannique, Neil Papworth, appuie sur la touche 'envoi' pour ainsi offrir ses vœux de Noël, à son collègue.

Deux décennies plus tard, les textos sont la nouvelle tendance techno pour communiquer. C'est facile et décontracté. Même votre grand-maman sait comment vous envoyer un texto. Mais, ils ne peut-être pas aussi privé qu'on le pense, comme nous en témoigne actuellement la commission Charbonneau.

Ce mode de communication peut rapidement affecter négativement et de façon permanente, toute une compagnie, sans compter toute la carrière d'un professionnel. Rappelez-vous le golfeur professionnel Tiger Woods et ses partenariats radiés, après son scandale sexuel.

Lorsque je suis invité pour animer un atelier sur l'étiquette professionnelle, les gestionnaires me demande maintenant d'inclure une activité « textiquette ».

Vous tapez sur votre clavier et appuyez sur la touche envoi puis instantanément, votre message touche l'autre : sa hanche par la vibration de son téléphone et/ou son attention, voir même son cœur, par vos mots.

« Touché », vous avez l'attention de l'autre. Interaction ou interruption ?

Pour rayonner positivement dans vos textos et éviter les interruptions, voici les vingt lignes directrices de la « textiquette » professionnelle.


1. Validez les possibilités.

Lorsque vous débutez une nouvelle relation d'affaires, discutez des attentes de communication. Renseignez-vous sur la capacité de recevoir des pièces jointes et des photos ainsi que sur la fréquence souhaitée.

2. Présentez-vous.

Avec un nouveau contact ou lorsque vous initiez un premier message texte, écrivez qui vous êtes.

3. Respectez les horaires.

Règle générale, les heures appropriées pour texter reflètent les heures d'ouverture allongées, telles que : de 7h00 am à 7h00 pm. Gardez en tête que le Canada s'étend sur six fuseaux horaires.

4. Soyez bref.

Généralement, un texto consiste en une ou deux phrases. Gardez en tête que la taille d'écran de votre téléphone mobile n'est pas universelle. Sur un autre appareil, ce qui remplit votre écran, peut nécessiter, de faire défiler votre message sur une deuxième page. Considérez aussi que, certains abonnements de messagerie sont basés sur le nombre de caractères. Si votre texto dépasse quelques phrases, passez au mode téléphone ou envoyez un courriel.

5. Relisez-vous.

Un message destiné à votre patron: « Excellent » pourrait se lire : « Excrément » si vous ne prenez pas soin de vous relire. Pour éviter des situations délicates embarrassantes, je vous conseille de désactiver l'option de correction automatique de votre téléphone.

6. Attendez, ne bombardez pas.

Patience. Parce que vous avez envoyé un texto et peut-être touché l'autre, ne signifie pas que l'autre, est dans une position ou un emplacement propice à une réponse immédiate.

7. Lorsque vous annoncez un retard, ajoutez l'heure d'arrivée.

« En retard. Arriverai à 12h15. » Cette pratique vous évitera d'avoir à écrire des messages subséquents et d'allonger votre retard. Cette mise à jour, donne à l'autre personne la possibilité d'occuper son temps, nouvellement gagné.

8. Envoyez rarement un message à tous.

Comme dans les courriels, créez des sous-groupes au lieu d'envoyer un message à tous vos contacts. Imaginez la tête que ferait votre client d'Ottawa en voyant votre « GO HABS GO. Ottawa est poche et moche. ». Peut-être rira-t-il ou peut-être...?

9. Limitez les textos-pipi.

Vous rougissez, mais, c'est vrai ! Non, vous ne textez pas aux toilettes ? Selon une étude 11mark qui date de janvier 2012, soixante-neuf pour cent des milles personnes interrogées ont admis avoir envoyé un texto pendant une pause-pipi.

Assis sur le trône, il pourrait vous arriver de perdre la notion du temps, pendant que client vous attend à table ou qu'une file se forme de l'autre côté de la porte.

10. Avisez l'autre d'un mauvais numéro.

Vous le faites au téléphone, faites le aussi dans la messagerie texte : « Désolé, mauvais numéro. »

11. Informez l'autre, que vous recevrez.

Par exemple : si votre adolescent est un voyage en Europe et que vous attendez un « Arrivé sain et sauf » informez votre collègue au début de la réunion. Une fois le message reçu, éteignez votre appareil.

12. Terminez la conversation.

Ça n'a pas besoin d'être long ou formel, un simple http://french.about.com/library/writing/bl-texting.htm suffit. Ainsi, l'autre ne reste pas dans l'attente.

13. Envoyez des textos de remerciement.

C'est la nouvelle façon de donner une p'tite tape dans le dos. Les textos qui flattent l'égo sont contagieux pour créer un climat de travail harmonieux.

14. Si vous conduisez, ne textez pas.

Près de 1 québécois sur 5 admet texter en conduisant. Lire ou écrire un message texte pendant la conduite automobile, pourrait causer la mort : la vôtre, celle de l'un de vos passagers ou d'un autre usager de la route. Ne le faite pas. Point. Votre vie en dépend.

Situation délicate : Votre collègue texte lorsque vous voyagez ensemble dans sa voiture.


Solution : Dites quelque chose comme: « Je sais que tu es très occupé avec ce dossier. Je propose que je conduise, ainsi tu pourras continuer de travailler. Je promets de bien prendre soin de ta voiture.»

15. N'envoyez pas de message triste, embarrassant, confidentiel ou une mauvaise nouvelle.

Si la pensée d'avoir une telle conversation en personne, vous semble difficile, ne vous cachez pas derrière l'écran de votre appareil. Respirez. Prenez votre courage à deux mains et préparez-vous pour discuter face-à-face. Pour plus d'informations, lisez mon blog Situation délicate: Petit guide « quoi dire et faire pour les mauvaises nouvelles ».

Même si vous pensez que votre conversation est juste entre vous deux, détrompez-vous. Le destinataire peut toucher quelques touches de son clavier et ainsi rejoindre un nombre exponentiel de personnes. Touché ? C'est la réalité ! En quelques touches votre texto peut devenir viral.

Tout comme on ne rompt pas une relation amoureuse par message texte, on ne met pas fin à une relation d'affaires avec un texto.

16. Ne répondez jamais de façon prompte ou avec sarcasme.

Un message texte hors-contexte, peut rapidement dégénérer de drôle et vif d'esprit à un conflit professionnel.

17. Pas de textos en marchant.

C'est dangereux, pour vous et les autres, sans compter que cela pourrait être gênant. Imaginez les scènes. Messieurs, lorsque vous vous présenterez chez votre client avec une tache de café sur votre chemise. Ou mesdames, lorsque vous entrerez au bureau avec votre talon gauche manquant car il est resté coincé dans une plaque d'égoût. ☹.

18. Pas de textos avec un verre 'dans le nez'.

Oui, je sais que vous le savez. Mais, il est bon de le répéter afin d'éviter les remords du lendemain.

19. N'invitez pas par texto.

Les courriels, les invitations virtuelles et les appels téléphoniques sont de meilleures options pour inviter à une rencontre d'affaires. Les modifications des plans de rencontre devraient également être effectuées par téléphone, surtout pour celles de dernière minute.

20. N'envoyez pas plus d'une pièce jointe, ou d'un lien, par texte.

Le courriel est préférable.

En conclusion, textez pour toucher intelligemment. Lorsque vous touchez votre clavier, avant d'appuyer sur envoi, demandez-vous : « Est-ce que mon message risque de créer une interruption ou est-ce une communication qui sera appréciée ? ».

ALP (À la prochaine).

Vous vivez une situation délicate? Trouvez réponse à votre question en : visitant le site web de Julie, lui écrivant par courriel, ou sur Facebook. Julie est aussi disponible pour votre prochaine conférence.


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