Toutes les bonnes choses ont une fin, les vacances aussi. Et souvent, pour la rentrée, c'est la double peine. Retour au boulot et tri de vos centaines, voire milliers de courriels non lus.
Chacun a sa petite astuce pour faire passer la pilule: les lire régulièrement pendant les vacances, commencer doucement le week-end avant la reprise, se bloquer deux heures le lundi matin... Quoi qu'il arrive, c'est la corvée. Et tant que votre entreprise ne sera pas passée sur un service de collaboration en temps réel comme Slack, vous ne pourrez pas y échapper.
Mais vous pouvez alléger ce fardeau, notamment en filtrant vos courriels en amont. Il existe de nombreuses astuces, mais Le HuffPost vous propose de faire le point en vidéo sur les meilleures techniques pour trier quasi-automatiquement ses messages grâce à Gmail (qui est utilisé à la rédaction). La majorité de ces astuces ont un équivalent sur Outlook.
Pré-trier ses courriels avec des filtres et règles
C'est l'outil principal, qui peut se décliner de nombreuses façons. L'idée est toute simple: recherchez des courriels répondant à des critères spécifiques, puis leurs imposer des filtres (règles, pour Outlook).
Par exemple, un libellé pour tous les regrouper dans un emplacement (dossier dans Outlook), marquer certains courriels automatiquement comme lus ou encore les supprimer, si vous êtes certains qu'ils ne vous serviront à rien.
Filtrer vos messages dans des libellés peut vous permettre, lorsque vous triez vos courriels non lus, de marquer comme lus ou supprimer des centaines de messages inutiles d'un coup et de cibler des messages très importants et moins nombreux très facilement.
Chaque filtre dépend bien évidemment de vos besoins, mais la majorité de vos courriels reçus peuvent être catégorisés avant même que vous n'ayez à les consulter. Voici quelques idées:
- Tous les courriels qui me sont adressés directement et envoyés d'adresses courriels spécifiques (mes supérieurs, une newsletter, un rapport d'activité, etc)
- Tous les courriels qui me sont adressés directement et envoyés de la part de quelqu'un de ma société. Il suffit alors de mettre le domaine du courriels, par exemple @huffingtonpost.fr. Cela marche aussi avec n'importe quel domaine courriel.
- Tous les courriels qui me sont adressés directement et qui viennent de quelqu'un d'extérieur à l'entreprise. Ici, il faut juste rajouter le signe moins: -@huffingtonpost.fr
- Tous les courriels provenant d'un collègue (@huffingtonpost.fr) et avec les mots important ou urgent (le ou se note OR, ici, il faut marquer dans la case objet : important OR urgent)
Pensez bien à cocher la case "appliquer ce filtre aux conversations précédentes".
Enfin, lorsque vous lisez un courriel, vous avez la possibilité de "filtrer les messages similaires" en cliquant sur "Plus", au-dessus du mail. Pratique pour rajouter une personne dans un libellé. Cette astuce peut vous permettre de regrouper plusieurs expéditeurs similaires (par exemple des newsletters provenant de plusieurs médias).
Multiplier les libellés
Les libellés justement, parlons-en. L'un des principaux intérêts des filtres, c'est de rediriger automatiquement une partie de vos courriels dans des dossiers, appelés libellés sur gmail. Ils sont accessibles dans la colonne de gauche, mais vous pouvez également les créer au moment de définir un nouveau filtre.
Le but: filtrer un type de messages et le ranger automatiquement dans une catégorie. Cela aura plusieurs avantages.
Vous pouvez leur donner un nom et une colorisation, par exemple le dossier bleu "girafe". L'intérêt de mettre des couleurs: celles-ci s'affichent à côté du sujet du mail dans votre boîte de réception, pour une meilleure visibilité (le rouge vif signifiant "message du PDG" vous saute facilement aux yeux au milieu de 50 courriels).
Il suffit ensuite de cliquer sur le libellé pour afficher uniquement les courriels qui y correspondent. Autre astuce: dans la barre de recherche, rajoutez "is:unread" pour ne voir que les courriels correspondant au libellé et que vous n'avez pas encore lu.
Pratique pour tout marquer comme lu si ce libellé n'est pas important, par exemple les rapports d'activité quotidiens que vous avez reçus pendant vos trois semaines de vacances. Il suffit de cocher tous les messages (en cochant la case tout en haut), puis de supprimer ou marquer comme lus les messages.
Quelques raccourcis et options cachées
Normalement, avec vos filtres et libellés, vous avez bien balisé votre boîte de réception. Il ne vous reste plus qu'à nettoyer vos messages non lus. Pour aller plus vite, il existe pour Gmail quelques options à connaître. D'abord, les raccourcis claviers. Lorsque vous naviguez dans un libellé, il suffit d'appuyer sur la touche X pour sélectionner un message. Pratique pour sélectionner plusieurs courriels d'un coup sans avoir à tous les ouvrir, juste grâce à l'objet des messages, puis les supprimer.
Il y a aussi les raccourcis J et K, qui permettent d'afficher le message précédent ou suivant facilement (sur Outlook, pas de problème, il suffit de naviguer avec les flèches haut et bas).
Enfin, il existe quelques options cachées dans le "labo" de Gmail qui permettent de se simplifier la vie. A vous de voir ce qui vous semble intéressant (le bouton "marquer comme lu" est assez pratique). Deux options valent le coup pour trier vos courriels plus vite.
La première, c'est "l'avance auto". Elle permet, quand vous supprimez un message, de passer directement au suivant plutôt que de retourner sur l'écran d'accueil de la boîte de réception.
La deuxième, "volet d'aperçu", permet d'afficher le contenu d'un mail directement depuis votre boîte de réception (comme sur la plupart des autres services de mail). Vous pouvez ainsi naviguer facilement avec les flèches haut et bas entre vos différents courriels. À vous de choisir la méthode qui vous va le mieux.
Sur ce, n'hésitez pas à nous envoyer un mail si vous avez une autre astuce à nous proposer, nous le lirons rapidement, promis.
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