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Bibliothèque et Archives Canada croule sous les boîtes, déplore le vérificateur général

25/11/2014 10:24 EST | Actualisé 25/01/2015 05:12 EST
Jelena Popic via Getty Images

OTTAWA - Bibliothèque et Archives Canada (BAC) croule sous 98 000 boîtes de documents d'archives et risque de faillir à sa mission de préserver le patrimoine documentaire fédéral en ratant un virage numérique déjà bien amorcé, prévient le vérificateur général.

Le portrait brossé dans le rapport automnal de Michael Ferguson, qui a été déposé en Chambre mardi, est très peu flatteur pour l'institution.

En plus de ne pas acquérir tous les documents d'archives qu'elle devrait obtenir puisque ses formulaires d'autorisation sont inadéquats, BAC n'arrive pas à gérer ceux dont elle dispose déjà.

L'institution accusait, en avril 2014, un arriéré de 98 000 boîtes de documents d'archives fédéraux remplis de papiers, de cartes, de microfiches, d'enregistrements sonores et autres types de documents.

Certaines de ces boîtes sont en attente de traitement depuis une dizaine d'années. En raison de la déficience des instruments de recherche en place, on ne connaît pas le contenu de cet arriéré — et cela a déjà nui à la bonne conduite de certains dossiers.

«Par exemple, il a été difficile de trouver les documents relatifs au système de pensionnats indiens et de les transmettre à la Commission de vérité et de réconciliation en raison de lacunes dans les instruments de recherche», est-il écrit dans le rapport.

Pendant ce temps, l'information foisonne dans les divers ministères fédéraux dont BAC devrait assurer la mémoire historique.

Et même si l'institution précise dans son plan opérationnel qu'elle compte augmenter progressivement le traitement des contenus numériques et que celui-ci constituera le format privilégié d'ici 2017, elle ne s'est pas dotée d'une stratégie de gestion numérique.

Pourtant, entre 2006 et 2011, BAC avait consacré 15,4 millions $ à l'élaboration et la mise en place d'un système d'archivage électronique.

Celui-ci n'a finalement jamais été mis à profit même s'il avait été «testé, approuvé et jugé fonctionnel en juillet 2011», souligne-t-on dans le rapport.

Il a été mis hors service en novembre 2012 «sans aucune justification de la direction pour étayer cette décision», est-il ensuite écrit.

Invité en conférence de presse à fournir plus de détails au sujet de ce système d'archivage mort-né, M. Ferguson a admis que cela l'avait laissé pantois.

«C'est aussi déroutant pour nous que ça l'est pour vous», a-t-il laissé tomber en conférence de presse.

Dans la conclusion de ce chapitre assassin de son rapport automnal, M. Ferguson accuse BAC de ne pas s'acquitter convenablement «de ses responsabilités relatives à l'acquisition et à la préservation du patrimoine documentaire fédéral».

L'institution est donc d'abord invitée à prévoir une stratégie, des ressources, un budget et un échéancier pour régler son problème d'arriérés.

Et pour la suite des choses, le vérificateur général recommande à BAC de définir une stratégie de gestion numérique du patrimoine documentaire — car en vertu de sa loi constitutive, elle est «la mémoire permanente de l'administration fédérale et de ses institutions».

Après avoir évoqué la «responsabilité importante» de l'institution et affirmé que celle-ci l'assumait «avec sérieux», la ministre du Patrimoine, Shelly Glover, a laissé entendre que l'ancienne administration était responsable des déboires identifiés dans le rapport.

«Les enjeux qui ont été identifiés dans ce rapport ont eu lieu sous une direction ancienne», a-t-elle fait valoir.

«Maintenant, nous avons en place Guy Berthiaume, a-t-elle poursuivi. Il a un plan, il a beaucoup d'expérience (...) alors il va procéder avec une stratégie numérique plus robuste.»

Elle a ensuite voulu minimiser l'ampleur des critiques formulées par M. Ferguson et son équipe.

«Les enjeux soulevés dans le rapport du vérificateur général n'ont pas empêché l'agence et son personnel d'assumer leurs responsabilités», a-t-elle soutenu en point de presse dans le foyer de la Chambre des communes.

En entrevue avec La Presse Canadienne, mardi après-midi, le député libéral Stéphane Dion s'est demandé s'il avait lu le même rapport que la ministre Glover.

«Il n'y a rien qui a eu l'air d'avoir satisfait le vérificateur général. D'habitude, dans un rapport, on identifie les choses qui vont bien et on cible les faiblesses, mais là tout va mal», s'est-il exclamé à l'autre bout du fil.

Il a dit avoir l'intention de talonner la ministre dans ce dossier en lui soumettant l'hypothèse que les compressions de 9,6 millions $ récemment imposées à BAC «y sont un peu pour quelque chose».

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