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Courriel professionnel: Trois conseils pour envoyer des messages plus courts

28/02/2014 09:20 EST
Robert Nicholas via Getty Images

Le courriel est un outil stratégique pour la communication interne d'une entreprise. Envoyer des courriels courts, hormis le fait de gagner en clarté et en précision, vous permettra d'économiser votre temps et celui de vos collègues.

Deux grands patrons, Steve Jobs (ancien PDG d'Apple) ainsi que Jeff Bezos (PDG d'Amazon), sont connus pour n'avoir envoyé que des messages très courts, très vites et très francs au cours de leurs carrières. Pour eux, ça a marché, alors pourquoi pas pour vous?

3 conseils pour rédiger des courriels professionnels plus courts:

  1. Ne perdez pas votre sujet de vue. Au lieu de mettre un mot clef dans l'objet de votre courriel pourquoi ne pas essayer d’insérer directement votre question. L'important est de donner au destinataire une idée de ce que le courriel contient et une bonne raison de cliquer dessus.

  2. Minimiser les informations. Les gens qui vont lire votre message n'ont certainement pas besoin de plusieurs informations de fond. Ils préfèrent obtenir directement et rapidement l'information afin de pouvoir être plus réactif dans le traitement du message quitte à vous demander après de préciser quelques points.

  3. Si vous adoptez la manière "courte", ce n'est pas une raison pour être impoli. Il ne faut pas oublier de mettre quelque part dans le papier une phrase sur un ton plus amical (une formule de politesse, un remerciement, une information personnelle).

(Petite astuce, si vous n'arrivez pas à rédiger votre question ou votre information sur une carte de visite, c'est que votre courriel n'est pas bon, votre information n'est pas précise, il faut recommencer.)

"Five sentences", l'idée de Will Schwalbe

"Il y a eu une évolution du courriel. Il y a quelques années les gens ne géraient leurs mails que via leurs ordinateurs de bureau mais maintenant on lit nos courriels sur des téléphones portables. Un long message est plus difficile à lire sur un ordinateur de poche, car il implique le défilement sans fin." explique Will Schwalbe, l'auteur de Send: Why People Email So Badly and How to Do It Better, un livre qui donne des méthodes et des conseils pour mieux gérer ses messages.

Outre cet ouvrage, il est également à la tête d'un mouvement appelé "The Five Sentences" une méthode de traitement d'email qui marche beaucoup aux Etats-Unis. "Des dizaines de milliers de personnes ont adopté la règle et la signature électronique" explique le créateur.

Le principe est très simple, les gens s'engagent à réduire considérablement la taille de leurs courriels afin qu'ils ne contiennent plus que 5 phrases maximum. Le credo : traiter tous les courriels tels que des messages textes que l'on envoie d'un smartphone, en utilisant un certain nombre de lettres par réponse (compter les lettres serait un processus trop long, elles sont remplacées par des phrases).

Si vous voulez rejoindre le mouvement "The Five Sentences" vous êtes encouragés à inclure dans votre signature d'email le texte suivant : " Question : Pourquoi cet email fait-il cinq phrases ou moins? Répnse: http://five.sentenc.es".

Une signature qui met en avant le projet de Will mais qui pousse également les gens à découvrir cette nouvelle méthode. Pour le fondateur, il faudrait que le fait d'envoyer un courriel court devienne une politique d'entreprise universelle. Les gens ont encore des réticences face à cette pratique, de peur d'être malpoli ou discourtois si toutes les formules d'usages de sont pas respectées.

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